Kennis delen bovenaan je agenda

Kennis is voor organisaties een cruciaal kapitaal: als die kennis versnipperd is, opgesloten in mappen, systemen of hoofden van medewerkers, gaat veel waarde verloren. Daardoor ontstaan inefficiënties, vertraging bij onboarding van nieuwe collega’s en risico’s op fouten. Het delen en borgen van kennis is dan geen luxe, maar een strategische investering die innovatie versnelt, continuïteit waarborgt en de organisatie wendbaarder maakt.

Centrale plek

Om kennis effectief te delen, pleit Edwin de Kuiper, digitaal strateeg bij Nieuw-Initiatief, voor één “Single Source of Truth” (SSOT): een centrale plek waar alle medewerkers actuele en betrouwbare informatie kunnen vinden. Dit voorkomt verwarring door verouderde of dubbele versies van documenten. Daarnaast benadrukt hij het belang van duidelijke structuur, eigenaarschap over kennis (wie beheert, wie actualiseert), en het vastleggen van niet alleen wat besloten is, maar ook waarom beslissingen zijn genomen.

Vanzelfsprekend

Tot slot gaat het om het creëren van een cultuur waarin kennisdeling vanzelfsprekend is. Dat kan door kennisdeling onderdeel te maken van routines: bijvoorbeeld lessons learned na projecten, inwerktrajecten of retrospectives bij veranderingen. Geef mensen waardering voor hun bijdragen, zorg dat leiders het goede voorbeeld geven, en organiseer momenten waarop kennis wordt gedeeld via sessies of communities. Regelmatig onderhoud van de kennisstructuur verwijderen van verouderde informatie, feedback vragen houdt het systeem levend en relevant